پروفرما اینویس Proforma Invoice یا پیش فاکتور، یک فاکتور اولیه فروش است که قبل از ارسال یا تحویل کالا برای خریداران ارسال می شود و شامل اقلام خریداری شده و سایر اطلاعات مهم مانند وزن، روش حمل و نقل و هزینه حمل و نقل است. پیش فاکتورها قبل از ارسال یا تحویل کالا یا خدمات برای خریداران ارسال می شود و قیمت فروش دقیقی را، البته در مدت زمان معین، در اختیار خریدار قرار می دهند. هیچ دستورالعملی ارائه دقیق یا قالب پیش فاکتور را مشخص نمی کند و هر شرکتی می تواند قالب و فرمت پیش فاکتور خاص خودش را داشته باشد. پیش فاکتور فقط به اطلاعات کافی نیاز دارد تا گمرک بتواند عوارض مورد نیاز را پس از بررسی کلی کالاهای مشمول تعیین کند. همراه بازرگانی ایجاب باشید.
عبارت پروفرما اینویس اغلب با معاملات تجاری بین المللی، به ویژه وقتی نام گمرک در میان است، وارد بازی می شود. خیلی از ما وقتی قصد خرید کوچکی از فروشگاه های ایرانی نیز داریم از فروشنده درخواست پیش فاکتور می کنیم. پیش فاکتور از این جهت که یک توافق نامه الزام آور نیست و البته با یک قیمت ساده متفاوت است، شرایط فروش را می تواند دستخوش تغییر کند. کسبوکارها و شرکت های بازرگانی تقریباً در همه صنایع از پیش فاکتورها برای برآورده کردن فرآیند تأیید خرید خود استفاده میکنند. اکثر پیش فاکتورها قیمت فروش دقیقی را در اختیار خریدار قرار می دهند و عموما پروفرما اینویس شامل تخمینی از هرگونه کمیسیون یا هزینه، مانند مالیات های قابل اجرا یا هزینه های حمل و نقل هستند. اگرچه پیش فاکتور ممکن است در معرض تغییر باشد اما نشان دهنده تخمین با حسن نیت برای جلوگیری از قرار گرفتن خریدار در معرض هرگونه هزینه غیرمنتظره و قابل توجه پس از نهایی شدن معامله است. اگرچه پروفرما اینویس شامل جزئیات دقیق هزینه مرتبط با فروش است اما درخواست رسمی برای پرداخت نیست.
کاربرد پروفرما اینویس یا پیش فاکتور
پیش فاکتور زمانی صادر می شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است. پیش فاکتور صادر می شود تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده داشته باشد. فرض کنید می خواهید برای محل کار خود ۵ مانیتور را خریداری کنید. با دریافت پیش فاکتور، با سایر همکاران و مدیران خود پیرامون شرایط پیش فاکتور مشورت می کنید و اگر راضی بودید، پس از هماهنگی با فروشنده خرید خود را نهایی می کنید. پروفرما اینویس در موارد زیر به کار می رود:
- برای اینکه خریدار بداند از تامین کننده چه انتظاری دارد و دعوت به مذاکره شود.
- برای نشان دادن تمایل تامین کننده به ارائه کالاها و خدمات با قیمت مورد بحث، در تاریخ موعود.
- برای ساده کردن فرآیند اطلاع کلامی به اطلاع کتبی.
- به عنوان یک پیشنهاد برای پروتکل های تایید خرید داخلی یا شرکت در مزایده.
- برای صرفه جویی در زمان و هزینه های پردازش.
تفاوت پیش فاکتور، فاکتور نهایی و کوتیشن
کوتیشن سندی ست پیشنهادی برای مشتری بالقوه ای که علاقه مند به خرید از کسب و کار شما است. کوتیشن حتی پیش از پیش فاکتور صادر شده و معمولا در مراحل اولیه فروش هنگامی که مشتری در ابتدا قیمت های شما را جویا می شود ارسال می شود. نکته مهم این است که کوتیشن سندی است که هیچ گونه تعهد یا انتظاری پشت آن نیست و الزام کمتری نسبت به پیش فاکتور دارد، هیچ ارزش مالی ندارد و می تواند مورد قبول مشتری باشد یا به راحتی و بدون هیچ عواقبی لغو شود.
در حالی که پیش فاکتور نشان دهنده اطلاعیه اولیه از شرایط یک قرارداد خرید است، فاکتور رسمی و نهایی، یک ابزار تجاری رسمی است که طرف گیرنده را از تعهدات پرداخت خود مطلع می کند. فاکتور نهایی معمولا در زمان تحویل صادر می شود و به منزله درخواست پرداخت توسط طرف دریافت کننده است. برخلاف فاکتور رسمی، پیش فاکتور به سادگی برای جلوگیری از سوء تفاهم در مورد مبلغ پرداختی استفاده و معمولا در زمان ثبت سفارش صادر می شود تا فروشنده بتواند هرگونه سوال در مورد قیمت یا تاریخ تحویل را به خریدار پاسخ دهد. پیش فاکتور اغلب در معاملات بین المللی به ویژه برای مقاصد گمرکی در واردات و صادرات، بالاخص واردات کالا از چین، وارد عمل می شوند. صورتحسابهای پروفرما، فرآیند فروش را با حذف رفتوآمدهای اضافی پس از انجام فروش آسانتر میکنند زیرا همه شرایط پیشاپیش توافق شدهاند. تفاوت بین پیش فاکتور و فاکتور در جدول زیر لیست شده است:
| علت مقایسه | پیش فاکتور | فاکتور |
| زمان صدور | قبل از ثبت سفارش صادر شده است | پس از سفارش، تحویل و انجام کار یا کالا صادر می شود |
| علت صدور | غیر الزام آور جهت کمک به خریدار برای اینکه بداند چه چیزی باید انتظار داشته باشد و/یا واردات بین المللی و تجارت را کارآمدتر کند. | الزام آور قانونی برای اطلاع دادن به خریدار در مورد مبلغ بدهی برای کالاها و خدماتی که قبلا ارائه شده است |
| قالب یا فرمت صدور | پیش فاکتورها شامل تمام اطلاعاتی است که یک فاکتور استاندارد شامل می شود (جزئیات تماس، اطلاعات تجاری و غیره) اما باید به وضوح برچسب “پروفورما” داشته باشد و مشخص شود که فاکتور نهایی نیست. | فاکتورهای تجاری شامل لوگوی کسب و کار، اطلاعات تماس، آدرس صورتحساب و اطلاعات و همچنین بخش شرایط و ضوابط و شماره فاکتور رسمی است. |
| استفاده حسابداری | پیش فاکتور به کسب و کار شما یک ایده کلی از مبلغی که باید پرداخت شود و زمانی که باید پرداخت شود می دهد. پیش فاکتورها توسط دپارتمان ها حسابداری استفاده نمی شوند اما همچنان باید یک شماره پیش فاکتور برای اهداف بایگانی داشته باشند. | یک فاکتور تجاری برای پرداخت صورتحساب ضروری است و توسط تیم های حسابداری جهت تسویه حساب استفاده شود. باید یک شماره فاکتور داشته باشد، برای مرجع در بخش حسابداری خود ثبت شود و برای مقاصد ممیزی/مالیات از آن استفاده شود. |
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور باید شامل چه مواردی باشد؟
- نام کالا
- مقدار کالا
- قیمت کالا
- مدت زمان اعتبار
- کرایه حمل
- کشور و کارخانه سازنده
- نوع ارز
- مشخصات بسته بندی
- مشخصات نحوه حمل و نقل کالا
- نحوه پرداخت
- و سایر موارد تخصصی بنابر حوزه کاری
سوالات متداول
آیا پروفرما اینویس یا پیش فاکتور یک سند قانونی است؟
پروفرما اینویس سندی قانونی نیست اما برای بسیاری از عملیات تجاری حیاتی است، مشاغل نمی توانند از آنها برای مطالبه پرداخت استفاده کنند.
آیا می توان پیش فاکتور را باطل کرد؟
پیش فاکتور از نظر فنی نمی تواند لغو شود زیرا نیازی به لغو آن نیست! آنها مانند یک فاکتور تجاری، یک رسید، یا یک صورتحساب فروش نیستند و الزامی برای خریدار ندارند.
اعتبار پیش فاکتور یا پروفرما اینویس چند روز است؟
این موضوع کاملا به فروشنده یا صادر کننده پیش فاکتور بستگی دارد و الزام قانونی ندارد.
